Tájékoztatás az integritást sértő események, valamint a visszaélés bejelentési eljárás szabályairól
Útmutató a GYSEV Zrt. visszaélés bejelentési rendszerének használatához
A tisztességes és átlátható működés melletti elkötelezettségünk
A GYSEV Zrt. elkötelezett amellett, hogy tevékenységét a legmagasabb szintű átláthatóság, szabályosság és hatékonyság jegyében folytassa. Vállalati kultúránkat a bizalomra és a tisztességes magatartásra építjük, amelynek fenntartása és erősítése közös érdekünk. A visszaélés-bejelentési rendszer ezen elkötelezettségünk egyik legfontosabb eszköze. Célja nem a hibáztatás, hanem a problémák feltárása és a közös megoldáskeresés, amely hozzájárul vállalatunk folyamatos fejlődéséhez és megbízható működéséhez.
Ez az útmutató azért készült, hogy lépésről lépésre bemutassa a bejelentési eljárás minden fontos elemét. Segítségével Ön is magabiztosan és felelősségteljesen használhatja a rendszert, amennyiben olyan eseményt tapasztal, amely sérti a jogszabályokat, a vállalati értékeinket vagy a közérdeket.
A következőkben részletesen ismertetjük, hogy milyen konkrét esetekben érdemes bejelentést tenni, és hogyan biztosítjuk az eljárás tisztességességét és a bejelentők védelmét.
Mit és miért érdemes bejelenteni?
A rendszer hatékony működésének kulcsa, hogy pontosan értsük, milyen típusú események bejelentésére szolgál. Célunk az, hogy a komoly, a vállalat működését, törvényességét vagy integritását sértő eseményeket kezeljük.
A bejelenthető esetek köre széles, de alapvetően három fő kategóriába sorolható:
- Jogsértések, vagy azok gyanúja olyan tényleges vagy potenciális cselekmények és mulasztások, amelyek sértik a hatályos magyar jogszabályokat (törvényeket, rendeleteket). Ide tartozik a jogsértések leplezésére tett kísérlet is.
- A vállalati integritás megsértése. Bármilyen olyan esemény, amely ellentétes a GYSEV Zrt. belső szabályzataival, a vállalat értékeivel és működési elveivel. Kiemelten ide tartoznak a korrupciós cselekmények, például előny kérése vagy elfogadása a hivatali kötelességgel ellentétes cselekvésért cserébe.
- Egyéb visszaélések. Minden olyan cselekmény vagy mulasztás, amely sérti a közérdeket, vagy veszélyezteti a vállalat gazdaságos és hatékony működését; például a vállalati erőforrások pazarlása, a biztonsági előírások szándékos figyelmen kívül hagyása, vagy a beszerzési eljárások megkerülése.
Fontos kiemelni, hogy ez a rendszer nem helyettesíti a szokásos munkahelyi kommunikációs csatornákat.
Amennyiben munkahelyi problémája vagy sérelme van, kérjük továbbra is bizalommal forduljon közvetlen vezetőjéhez.
Kik tehetnek bejelentést? A jogosultak köre
A GYSEV Zrt. stratégiai fontosságúnak tartja, hogy minden olyan személynek lehetőséget biztosítson a bejelentéstételre, aki valamilyen formában kapcsolatba kerül a vállalat működésével. Hiszünk abban, hogy a széles körű visszajelzések elengedhetetlenek a rejtett kockázatok feltárásához és a működési kiválóság eléréséhez.
Ennek szellemében a bejelentői kört tágan határoztuk meg. A rendszer nyitva áll a jelenlegi és volt munkavállalóink, valamint a hozzánk jelentkező álláskeresők előtt is. Bejelentést tehetnek továbbá a vállalatnál tevékenykedő gyakornokok és önkéntesek. Ezen túlmenően a rendszer használatára jogosultak a velünk szerződéses kapcsolatban álló partnereink – például vállalkozók, alvállalkozók, beszállítók – és azok munkatársai, függetlenül attól, hogy a jogviszonyuk jelenleg fennáll, már megszűnt vagy éppen létesítés alatt áll.
Most, hogy tisztáztuk a bejelenthető események és személyek körét, nézzük meg a bejelentés gyakorlati lépéseit.
A bejelentés folyamata, gyakorlati útmutató
A bejelentési folyamatot úgy alakítottuk ki, hogy az egyszerű, egyértelmű és mindenekelőtt biztonságos legyen. Célunk, hogy a bejelentés a lehető leghatékonyabban és a legszigorúbb titoktartás mellett jusson el az eljárás lefolytatására kijelölt Vizsgáló Bizottsághoz.
A bejelentés menete a következő lépésekből áll:
1. A bejelentés módja:
A bejelentést kizárólag írásban lehet megtenni. Ehhez kérjük, töltse ki a mellékletben található „Bejelentő Adatlapot”, majd küldje el a visszaeles [at] gysev [dot] hu e-mail címre. A vizsgálat eredményessége érdekében a bejelentésben konkrét esetet és/vagy személyt szükséges megnevezni.
2. A jóhiszeműség elve.
A rendszer hatékonysága a hiteles információkon múlik. Kérjük, hogy bejelentését mindig jóhiszeműen, olyan valós tényekre és körülményekre alapozva tegye meg, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy igazak.
3. Visszaigazolás.
A bejelentés beérkezését követően 7 napon belül e-mailben visszaigazolást küldünk Önnek. Ebben a levélben általános tájékoztatást is nyújtunk az eljárás legfontosabb szabályairól és az adatkezelési elvekről.
Figyelem! Bizonyos esetekben a vizsgálat mellőzhető. Ilyen eset, ha a bejelentés anonim (azonosíthatatlan személytől érkezik), nem a fent meghatározott jogosulti körbe tartozó személy teszi, vagy ha ugyanaz a bejelentő ismételten, azonos tartalommal küld bejelentést. A vizsgálat mellőzéséről és annak okáról a bejelentőt minden esetben írásban értesítjük.
A bejelentés sikeres elküldését követően megkezdődik a kivizsgálási szakasz, amelynek részleteit a következő fejezetben mutatjuk be.
4. Mi történik a bejelentés után? A kivizsgálási eljárás.
A bejelentés beérkezése után egy szigorúan szabályozott, pártatlan és tisztességes eljárás veszi kezdetét. A folyamat minden lépése a legmagasabb szintű titoktartás mellett zajlik, biztosítva mind a bejelentő, mind a bejelentésben érintett személy jogainak védelmét.
A Vizsgáló Bizottság szerepe
A bejelentéseket egy erre a célra kijelölt, 3 fős állandó Vizsgáló Bizottság fogadja és vizsgálja ki. A Vizsgáló Bizottság a rendelkezésére álló elérhetőségeken fogja értesíteni, majd meghallgatni az érintetteket a hivatalos helyiségében az eljárási idő alatt. A Bizottság tagjait szigorú titoktartási kötelezettség terheli, és kizárólag ők férhetnek hozzá a bejelentés tartalmához.
A vizsgálat időtartama
A vizsgálatot a bejelentés beérkezésétől számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 30 nap alatt lefolytatjuk. Különösen indokolt esetben ez a határidő – a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett – legfeljebb 3 hónapra meghosszabbítható.
A tisztességes eljárás biztosítása
Az eljárás során a bejelentésben érintett személyt is tájékoztatjuk a bejelentés tartalmáról (a bejelentő személyes adatai nélkül), és lehetőséget biztosítunk számára, hogy kifejtse álláspontját és bizonyítékokkal támassza azt alá, akár jogi képviselője útján is.
A vizsgálat eredménye és a lehetséges következmények.
A vizsgálat lezárultával a Vizsgáló Bizottság megállapításokat tesz és javaslatot fogalmaz meg a szükséges intézkedésekre. A lehetséges kimenetelek a következők lehetnek:
- Ha a bejelentés megalapozatlannak bizonyul, az eljárás lezárul.
- Belső szabályzatsértés vagy munkaviszonyt érintő vétség esetén a munkáltatói jogkörgyakorló dönt a szükséges munkáltatói intézkedésekről (pl. munkaszervezési változtatás, joghátrányos eljárás vagy kártérítési eljárás kezdeményezése).
- Amennyiben a vizsgálat bűncselekmény gyanúját veti fel, a vállalat megteszi a szükséges feljelentést.
Tájékoztatás az eredményről
A vizsgálat lezárultával Önt, mint bejelentőt, minden esetben írásban tájékoztatjuk a vizsgálat eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről, vagy a vizsgálat mellőzésének indokáról.
A vállalat számára kiemelten fontos, hogy a bejelentők biztonságban érezzék magukat. A következő fejezetben bemutatjuk az Ön védelmét szolgáló garanciákat.
5. Az Ön védelme: zéró tolerancia a megtorlással szemben.
A GYSEV Zrt. legfőbb ígérete és kötelezettségvállalása, hogy a jóhiszeműen eljáró bejelentőket semmilyen hátrányos megkülönböztetés vagy megtorlás nem érheti. Vállalatunk zéró toleranciát hirdet a megtorlás minden formájával szemben. Célunk egy olyan légkör megteremtése, ahol bárki félelem nélkül jelezheti az észlelt szabálytalanságokat.
A védelem a gyakorlatban azt jelenti, hogy a bejelentés miatt Önnel szemben tilos bármilyen hátrányos intézkedést alkalmazni. Ilyen intézkedésnek minősül különösen:
- Felmondás vagy lefokozás
- Előléptetés vagy képzés megtagadása
- Bércsökkentés vagy a munkakörülmények kedvezőtlen megváltoztatása
- Negatív teljesítményértékelés vagy rossz munkareferencia
- Megfélemlítés, zaklatás vagy kiközösítés
Elkötelezettek vagyunk a biztonságos, bizalmi légkör fenntartása mellett. Ennek szerves része a bejelentés során kezelt adatok szigorú védelme.
6. Adatkezelés és szigorú titoktartás.
A bejelentések során kezelt személyes és egyéb adatok bizalmas kezelése kiemelt fontosságú. A rendszer teljes működése során garantáljuk a legszigorúbb adatvédelmi elvek betartását, hogy megvédjük az Ön személyazonosságát és a bejelentésben szereplő érzékeny információkat.
Az adatbiztonságot a következő fő garanciák támasztják alá:
- Korlátozott hozzáférés. A bejelentés teljes tartalmát, beleértve az Ön személyes adatait is, kizárólag a 3 fős Vizsgáló Bizottság tagjai ismerhetik meg. Az ő személyes felelősségük, hogy az adatokat bizalmasan kezeljék, és megakadályozzák, hogy illetéktelenek hozzáférjenek.
- Biztonságos informatikai környezet. A GYSEV Zrt. Informatika szervezete felel azért, hogy a visszaeles [at] gysev [dot] hu e-mail cím és a kapcsolódó adattárolók a legmagasabb szintű informatikai védelemmel rendelkezzenek. A hozzáférések szigorúan korlátozottak, és minden technikai intézkedést megteszünk az adatok biztonságának garantálása érdekében.
- Adatmegőrzési szabályok. A kivizsgálási eljárás során keletkezett dokumentációt a Vizsgáló Bizottság az eljárás lezárását követően 5 évig, zártan őrzi meg. Ezen időtartam leteltével az összes kapcsolódó dokumentumot és adatot biztonságosan megsemmisítjük.
A szigorú adatkezelési szabályok is hozzájárulnak ahhoz, hogy a rendszer a vállalat megbízható és etikus működésének pillére legyen.
7. Összegzés és további információk.
A visszaélés bejelentési rendszer a GYSEV Zrt. etikus és átlátható működés iránti elkötelezettségének egyik legfontosabb megnyilvánulása.
Bátorítjuk Önt, hogy felelősségteljesen éljen ezzel a lehetőséggel, hiszen a jóhiszemű bejelentésekkel Ön is aktívan hozzájárulhat egy tisztességesebb és sikeresebb vállalati környezet megteremtéséhez.
A részletes adatkezelési tájékoztatót megtalálja a vállalat honlapján.
Köszönjük, hogy partnerünk a GYSEV Zrt. integritásának megőrzésében!
A témakört részleteiben a 33/2023. számú VIG Utasítás szabályozza.